Od dnia 1 marca 2018 r., na skutek nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, wprowadzono nowy obowiązek w zakresie składania sprawozdań finansowych. Podmioty sporządzające sprawozdania finansowe obowiązane są do przesyłania sprawozdań finansowych drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Przesłane w ten sposób dokumenty muszą zostać odpowiednio uwierzytelnione przez osoby upoważnione do ich składania. Zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS zgłoszenie dokumentów finansowych opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Z powyżej wskazanych reguł wynika, że co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentowania spółki musi posiadać numer PESEL, konieczny do opatrzenia dokumentów finansowych podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W sytuacji kiedy podmiot funkcjonuje w sposób standardowy (nie znajduje się w likwidacji bądź upadłości) osobą odpowiedzialną za złożenie w formie elektronicznej dokumentów finansowych będzie uprawniony do reprezentacji członek zarządu. Wówczas jeśli członek zarządu np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest obcokrajowcem i nie posiada nadanego numeru PESEL, koniecznym będzie jego uzyskanie. Umożliwi to dokonanie rejestracji na profilu zaufanym ePUAP i wygenerowanie podpisu elektronicznego dla członka zarządu, którym należy uwierzytelnić składane dokumenty finansowe spółki.

Nadanie cudzoziemcowi numeru PESEL nastąpić może w dwóch trybach:

1) Zameldowanie na terytorium RP – wówczas numer PESEL nadawany jest cudzoziemcowi z urzędu. Podstawą dla dokonania zameldowania  cudzoziemca może być:

• prawo stałego pobytu dla obywatela kraju Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) albo Konfederacji Szwajcarskiej;
• prawo stałego pobytu dla osoby z rodziny cudzoziemca, który jest obywatelem kraju UE, EFTA;
• zezwolenie na pobyt stały —dla cudzoziemców nie wymienionych powyżej;
• zgoda na pobyt — jako rezydent długoterminowy UE;
• status uchodźcy, azyl albo ochrona uzupełniająca;
• zgoda na pobyt tolerowany;
• zgoda na ochronę czasową;
• zgoda na pobyt ze względów humanitarnych;

2) Na wniosek cudzoziemca – w przypadku, gdy brak jest podstaw do dokonania meldunku na terytorium RP, w tym celu należy:

• złożyć wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi tożsamość cudzoziemca (np. dokument potwierdzający stan cywilny) – wzór wniosku znajduje się na stronie internetowej: https://obywatel.gov.pl/;
• jeżeli cudzoziemiec nie pracuje w Polsce albo jego pracodawca nie posiada w Polsce siedziby właściwym do złożenia wniosku jest Urząd Dzielnicy Śródmieścia miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43, 00-691);

• we wniosku wskazać podstawę prawną uprawniającą cudzoziemca do nadania numeru PESEL. (w przypadku członka zarządu zobligowanego do złożenia sprawozdania finansowego można wskazać na obowiązek posiadania numeru PESEL, w celu złożenia w formie elektronicznej dokumentów finansowych spółki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa);
• wniosek jest bezpłatny i powinien zostać rozpatrzony w terminie 30 dni;

Po uzyskaniu przez cudzoziemca numeru PESEL możliwe będzie dokonanie przez niego rejestracji na profilu zaufanym ePUAP, którego dokonuje się za pośrednictwem strony internetowej: https://epuap.gov.pl/wps/portal.